Placé(e) sous la responsabilité de la Responsable du pôle Scolarité et Admissions, le ou la gestionnaire de scolarité pour le cycle Master exerce ses fonctions au sein de ce même pôle.

Il ou elle met en oeuvre le programme pédagogique et s'occupe du suivi de la scolarité des étudiants en cycle Master et en particulier des étudiants de 4e année.

Ces missions sont exercées en binôme avec l'autre gestionnaire de Master et en lien avec les autres gestionnaires de scolarité du cycle 1 notamment.

Il ou elle assure également le recrutement et la gestion des admissions des étudiants intégrant l'IEP en année préparatoire intégrée (API) ou 4e année.

Il ou elle organise le programme « Arts et Humanités ».

GESTION DE SCOLARITÉ :

1. Accueil / Inscriptions / Suivi des dossiers :

-          Assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants (via l'application APOGEE),

-          Assurer le suivi de l'assiduité des étudiants aux cours,

-          Veiller à la bonne application des règlements des études[AG1] .[NP2] 

1. Coordination des emplois du temps :

-          Élaborer et gérer l'emploi du temps de tous les étudiants de 4e année, au regard des impératifs des maquettes d'enseignements et des échéances impératives de l'IEP,

-          Assurer la réservation des salles de cours dans CELCAT.

1. Organisation des sessions d'examens :

-          Élaborer et structurer les calendriers des examens en lien avec les autres gestionnaires de scolarité,

-          Organiser les épreuves et leur bon déroulement,

-          Préparer et assister aux délibérations.

1. Suivi des enseignants et des enseignements :

-          Suivre les heures prévisionnelles et réalisées des enseignants titulaires et vacataires (lien avec la Gestionnaire RH chargée du suivi administratif des dossiers enseignants).

RECRUTEMENT ÉTUDIANTS API ET 4e ANNÉE :

1. Ouvrir les campagnes de recrutement (en interne puis en parallèle via la plateforme Mon Master à partir de 2026) :

-          Définir avec le directeur des études le calendrier de recrutement,

-          Maintenir à jour les informations publiques disponibles en ligne,

-          Mettre à jour les pièces de dossier demandées,

-          Mettre en ligne les espaces de candidatures,

-          Répondre aux demandes des candidats.

1. Déterminer l'éligibilité des dossiers :

-          Surveiller les documents déposés dans les dossiers en cours de constitution et prévenir les candidats en cas de problème,

-          Vérifier l'éligibilité des dossiers et la conformité des documents.

1. Organiser l'évaluation des dossiers :

-          Identifier les évaluateurs des dossiers,

-          Attribuer et transmettre les dossiers de candidature aux jurys et suivre les évaluations,

-          Préparer conduire les commissions d'admissibilité,

-          Archiver les décisions de jury,

-          Notifier aux candidats les résultats d'admissibilité.

1. Organiser les entretiens :

-          Constituer les équipes de jurys,

-          Définir les dates, convoquer les jurys et les candidats,

-          Transmettre les consignes aux jurys et les accompagner,

-          Accueillir les jurys et candidats,

-          Récupérer et archiver les évaluations.

1. Conduire les commissions d'admission :

-          Préparer les documents pour les membres du jury,

-          Participer au jury d'admission,

-          Notifier aux candidats les résultats d'admission.

PROGRAMME ARTS & HUMANITÉS

1. En lien avec le ou la chargé(e) de mission « Arts et Humanités », définition du calendrier des spectacles, expositions et ateliers d'écriture.
2. Gestion des inscriptions aux spectacles, accompagnement des étudiants et étudiantes.
3. Gestion des ateliers d'écriture : réservation des musées, échanges avec les écrivains pour la mise en place des ateliers.
4. Suivi et développement des partenariats avec les institutions culturelles du territoire.
5. Suivi du budget « Arts et Humanités ».

En complément de ces activités principales, vous serez chargé(e) de :

-          Participer aux opérations de promotion des concours de l'établissement (salons, JPO, JPO virtuelle ...),

-          Collaborer avec l'ingénieur Data et recherche pour réaliser des tableaux de bord, statistiques.